実は私、長年ホテルで婚礼や会議・宴会予約の業務に携わって、たくさんの芸能人の方のディナーショーにも関わって参りました。
そこで、今ネットやスポーツ紙のみならず一般紙までもを賑わせている演歌歌手丘みどりさんのディナーショーがホテル側のダブルブッキング（２重予約）で、なんと前日に判明し中止になったという話題に触れてみたいと思います。
丘みどりさん ディナーショーがホテル側の不手際で前日に中止
１０月２日（日）の昼と夜の２部制で約３００人が来場予定だった「丘みどりオータムディナーショー２０２２」が、前日になり開催会場に他の行事の予約が入っていたことが判明し、会場を確保できなかったため急遽中止になり、ネット上でも波紋を広げています。
ホテル側が発表した経緯
予約のお申込みをいただいたにも関わらず、新たな案件が同じ宴会場で受注されたため、ホテル担当者は、ダブルブッキングを承知の上で、主催者様の承諾なしに要件満たさない別宴会場をディナーショーの会場として押さえました。
その事実を主催者様に前日２１時まで、お知らせせずにあたかも該当会場が押さえられているかのように虚偽の報告をしておりました。
本来ならば、社内で一連に対して管理監督指導をすべきところが徹底できず、前日を迎え、同 ２１時頃ダブルブッキングの事実が判明しました。
東海ラジオ様、関係者方々とディナーショーを開催するため協議を続けましたが会場準備、設営にはあまりに時間がなく、解決できずやむなく中止していただくことになりました。
すべては、ホテルの宴席の受注契約のフロー、および、チェック機能が社内で確立できていなかったことが原因で、ホテルの全面的な不手際です。
ありえないミス
婚礼や宴会の予約業務をする上で、一番注意をしなければいけないのがこの会場のブッキング(２重予約）です。
ホテルによって予約システムは違うでしょうが、私のところは月別の１冊の台帳を基本にして、そこからパソコンに入力というようにしていました。
そして、その日に入った予約の書類を作り、チェック担当者がその書類と台帳を確認し、パソコンに入力にしていきます。
台帳だけですと書き忘れや、書き間違いも起こるので、どんな忙しくても書類は必ず作成します。
ですから、万一のブッキングがあっても、まず当日のうちに発見出来るようにして、発覚すれば１分でも早く先方に連絡を入れ、ひたすら謝罪して日程の変更をお願いしなければなりません。
先に入った予約を優先として、後の方に日程変更をお願いするのですが、まれにその場ではＯＫを出したのだから変更はしないと断固拒否されるケースもあるのはあります。
でも、これはホテルが側のミスですので、ご納得いただくまでひたすら交渉して、解決させるので今回のように前日発覚なんて本当に絶対あり得ないことだと思います。
会場の打ち合わせや印刷物の確認もしてるはず
主催が東海ラジオとなってるので、ホテルはチケットの販売には関わっていなかったのかわかりませんが、ホテルが販売にも関わっていたら、チラシやポスターもあったでしょうし、席を決める作業もあるので、チラシに載ってる会場と抑えてる会場が違えば絶対に気がつきます。
ディナーショーは舞台設営や音響機器の搬入もありますし、事務所関係者は会場のチェックにも来られますし、控室から導線の確認にも来られると思うので、その時はどうしてたのかな。
考えられるケース
経験上、考えられるケースを考えて見ました。
ひとつはホテルの偉いさんが予約を取って来て、「この会場でもう話してるし、日程は変えられないので、ディナーショーの会場を変えてもらうか、日程を変えてもらうかで交渉してくれ」と言って来たパターンですかね。
これは、よく似た経験を実際にしたことがあります。
ホテルのメインとなる大宴会場があり、通常は２分割にして使い、婚礼であれば２回転しますので４件獲れる会場がありました。
季節、曜日、暦すべてが揃っており、黙っていてもこの会場がすべて埋まることが間違いない日に、ホテルの偉いさんが、自分の学校の同窓会の予約を勝手に台帳に書き込んでいたのです。
その予約を見つけた私は台帳片手に猛抗議に行きました。時間的に４件の婚礼はすべて取れない時間帯での予約で、せめて夜に変更して欲しいと言いましたが、「もう言うてしもたから何とかしろ」の一点張り。
売上的にも何百万の損失と言いましたが、普段あれだけ売上げ売上げと言ってるくせに、この時だけは自分のメンツを優先にされてしまいました。
ホテル側は誠心誠意お詫びするしかありません
今回の予約も、丘みどりさんの予約の方が先に入っていて、後から同会場に予約が入ったことで起きたことのようなので、イージーな会場の抑え漏れなのか、後の予約が断れない事情のある予約なのかだと思いますが、発覚した時点ですぐに行動を起こさなければダメでしたね。
ホテルの全面的な不手際とホテル側は話されていますが、これは弁解の余地ありませんし、丘みどりさんご本人にもですが、楽しみにされていたファンの方へも誠心誠意お詫びしないといけませんね。
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